Frågor & svar

För arrangörer

Vad ingår vid bokning av en tältyta?

För organisationer som bokat tältyta (2,5 x 2,5 m, 5 x 2,5 m eller 5 x 5 m) ingår tält, plastgolv, ett ståbord, två barstolar, elanslutning, och namnskylt.

Vilken storlek är det på borden?

60 cm i diameter, 105 cm höjd.

Vad är det för golv i tälten?

Tälten har ett lågt slitstarkt plastgolv.

Vad behöver jag ta hänsyn till när jag inreder och aktiverar mitt tält?

Självklart är det upp till varje utställare att dekorera sitt tält efter eget tycke och smak, vi ber dock alla utställare att ta hänsyn till att tälten och möblerna som ingår i er beställning ska återlämnas i likvärdigt skick.
Ni får använda max 0,5 meter utanför ert tält för att placera ut roll-ups eller beachflaggor. För partners med en tältyta på 5 x 5 m gäller max 2 meter utanför tält.
Det finns inte möjlighet att dekorera utsidan på tälten utöver entréskylten. Gällande användande elektronik såsom högtalare och skärmar ber vi er att visa respekt för era tältgrannar så att deras medverkan på Järvaveckan inte störs.

Kommer det finnas tillgång till el i tälten?

Ja, vid bokning av tält ingår 240V med tre uttag. Kapaciteten för samtliga uttag är 1000W. Om elektroniken som är inkopplad drar mer än 1000 watt sammanlagt så kommer den inte att fungera. Därför bör ni på förhand kontrollera hur mycket el som kommer behövas totalt och vid behov beställa mer el från vår samarbetspartner WorkMan Event på monterservice@workman.se. Vänligen notera att tilläggsbeställningar bör göras i god tid innan evenemanget.

Kommer det finnas tillgång till Wi-Fi?

Gratis Wi-Fi kommer att finnas under Järvaveckans samtliga dagar.

Måste man hyra tält? Om man har egna tält eller annan eventutrustning, kan man använda det?

Av praktiska och säkerhetsskäl kräver vi att arrangörer använder sig av de tält och den utrustning som vår samarbetspartner WorkMan Event tillhandahåller. Det är däremot fritt att ta med sig egen inredning och möblering till tälten. För frågor rörande tält och utrustning är man som utställare varmt välkommen att kontakta monterservice@workman.se.

Vi har hyrt ett tält men kan inte bemanna det samtliga dagar, får vi vara där endast några dagar av perioden?

Arrangemanget kräver att ert tält är bemannat alla dagar som bokats. Om ni mot förmodan inte kan närvara alla dagar kan ert tält lånas ut till en ideell förening som inte har ekonomiska resurser att delta på egen hand. Kontakta oss i så fall omgående på info@jarvaveckan.se. Ni kan själva hitta en ideell förening, alternativt kan Järvaveckan ge förslag på lämpliga föreningar.

Var kommer tältet jag har hyrt att placeras?

Vi meddelar placering innan evenemanget startar, så fort som det är praktiskt möjligt.

Får vi spela musik i tältet eller använda mikrofoner/högtalare?

Ja, men be först om lov från era tältgrannar och säkerställ att ljudnivån inte stör övriga aktiviteter, såsom evenemang på stora scenen eller seminarier. Vi ber er undvika att spela musik eller hålla aktiviteter under partiledartalen.

Hur och när kan vi ta emot vårt material som vi ska använda i tälten?

Arrangörer ansvarar för sin egen godshantering och behöver vara på plats för att signera med sin speditör för sitt gods. Adressen är Spånga IP, Solhems hagväg 2, 163 56 Spånga. Ni kan ta emot gods under de tider som Järvaveckan har öppet för allmänheten, eller öppet för inflyttning. Obs! Det kan vara 50-200 meters gångavstånd från avlastningsplatsen till ert tält. Vi rekommenderar att ni tar med egen pirra eller kärra för tyngre föremål. Om ni mot förmodan inte kan vara på plats för att ta emot ert gods, var god kontakta WorkMan Event för en offert på godshantering på monterservice@workman.se.

Kommer vår medverkan synas på www.jarvaveckan.se?

Ja! Alla arrangörer kan logga in i vårt bokningssystem och lägga in information om sina organisationer och sin medverkan. Informationen publiceras under våren på hemsidan och uppdateras sedan flera gånger om dagen, automatiskt. Varje arrangör ansvarar själv för att informationen är korrekt och tydlig. Arrangörer kan göra ändringar när som helst fram till Järvaveckan, men vi rekommenderar att lägga in informationen senast den 30 april.

Hur fungerar in- och utflyttning?

Som utställare väljer man att ställa ut under en eller två perioder:

  • Period 1: onsdag 11 juni – torsdag 12 juni
  • Period 2: fredag 13 juni – lördag 14 juni

Inflyttningstider för utställare

  • Period 1: tisdag 10 juni 14:00 – 18:00 (fordon tillåtna)
  • Period 1: onsdag 11 juni 07:00 – 10:30
  • Period 1: torsdag 12 juni 08:00 – 10:30
  • Period 2: fredag 13 juni 07:00 – 10:30 (fordon tillåtna till 10:00)
  • Period 2: lördag 14 juni 08:00 – 10:30

Ovan tider släpps arrangörer in på området för att möblera sina tält. Under tider märkta “fordon tillåtna” är grinden på Spånga IP öppen och avlastning från fordon kan ske intill tältområdet. Övriga tider är grinden stängd på grund av säkerhetsskäl och avlastning från fordon sker då ca 100 meter från tältområdet. Pirror och vagnar finns att låna.

Utflyttningstider för utställare

  • Period 1: torsdag 12 juni 19:30 – 22:00 (fordon tillåtna från 20:30)
  • Period 2: lördag 14 jun 19:30 – 22:00 (fordon tillåtna från 20:30)

Utflyttning sker enligt ovan tider. Under utflyttning ber vi er tömma ert tält innan ni lämnar området.

Mer information finns i dokumentet Riktlinjer för arrangörer

Riktlinjer för 2024 finns här. Information för 2025 kommer snart.