Frågor & svar
För arrangörer
Vad ingår vid bokning av en tältyta?
För organisationer som bokat tältyta (2,5 x 2,5 m, 5 x 2,5 m eller 5 x 5 m) ingår tält, plastgolv, ett ståbord, två barstolar, elanslutning, och namnskylt.
För organisationer med partnerskap ingår en tältyta på 5 x 5 m med tält, plastgolv, två ståbord, två barstolar, elanslutning, och en större namnskylt.
Vilken storlek är det på borden?
60 cm i diameter, 105 cm höjd.
Vad är det för golv i tälten?
Tälten har ett lågt slitstarkt plastgolv.
Vad behöver jag ta hänsyn till när jag inreder och aktiverar mitt tält?
Självklart är det upp till varje utställare att dekorera sitt tält efter eget tycke och smak, vi ber dock alla utställare att ta hänsyn till att tälten och möblerna som ingår i er beställning ska återlämnas i likvärdigt skick.
Föremål får inte hängas på tältväggarna. Ni får använda max 0,5 meter utanför ert tält för att placera ut roll-ups eller beachflaggor. För partners med en tältyta på 5 x 5 m gäller max 2 meter utanför tält.
Det finns inte möjlighet att dekorera utsidan på tälten utöver entréskylten. Gällande användande elektronik såsom högtalare och skärmar ber vi er att visa respekt för era tältgrannar så att deras medverkan på Järvaveckan inte störs.
Kommer det finnas tillgång till el i tälten?
Ja, vid bokning av tält ingår 240V med tre uttag. Kapaciteten för samtliga uttag är 1000W. Om elektroniken som är inkopplad drar mer än 1000 watt sammanlagt så kommer den inte att fungera. Därför bör ni på förhand kontrollera hur mycket el som kommer behövas totalt och vid behov beställa mer el från vår samarbetspartner WorkMan Event på monterservice@workman.se. Vänligen notera att tilläggsbeställningar bör göras i god tid innan evenemanget.
Kommer det finnas tillgång till Wi-Fi?
Gratis Wi-Fi kommer att finnas under Järvaveckans samtliga dagar.
Måste man hyra tält? Om man har egna tält eller annan eventutrustning, kan man använda det?
Av praktiska och säkerhetsskäl kräver vi att arrangörer använder sig av de tält och den utrustning som vår samarbetspartner WorkMan Event tillhandahåller. Det är däremot fritt att ta med sig egen inredning och möblering till tälten. För frågor rörande tält och utrustning är man som utställare varmt välkommen att kontakta monterservice@workman.se.
Vi har hyrt ett tält men kan inte bemanna det samtliga dagar, får vi vara där endast några dagar av perioden?
Nej, arrangemanget kräver att ert tält är bemannat varje dag enligt er bokning. Om ni mot förmodan inte kommer att vara där och om ni kan tänka er att låna ut ert tält till en annan ideell förening som inte har ekonomiska resurser att delta på egen bekostnad, vill vi att ni meddelar oss omgående på info@jarvaveckan.se.
Var kommer tältet jag har hyrt att placeras?
Vi meddelar placering innan evenemanget startar, så fort som det är praktiskt möjligt.
Får vi spela musik i tältet eller använda mikrofoner/högtalare?
Ja, men be först om lov från era tältgrannar och säkerställ att ljudnivån inte stör övriga aktiviteter, såsom evenemang på stora scenen eller seminarier. Partiledartalen hålls 16:30 och 19:30 dagligen, då ber vi er respektera tiden och förlägga era aktiviteter under annan tid.
Hur och när kan vi ta emot vårt material som vi ska använda i tälten?
Järvaveckans arrangörer har tyvärr inte möjlighet att ta emot ert gods. Ni själva behöver vara på plats för att signera med er speditör för ert gods. Adressen är Spånga IP, Solhems hagväg 2, 163 56 Spånga. Ni kan ta emot gods under de tider som Järvaveckan är öppen för allmänheten, 31 maj-3 juni mellan 14:00-20:00.
Kommer vår medverkan synas på www.jarvaveckan.se?
Ja! Under våren lanseras Järvaveckans nya websida där information om ert arrangemang kommer synas. Vi ber alla arrangörer logga in i vårt bokningssystem och lägga in information om sin medverkan. Informationen i bokningssystemet kommer automatiskt visas på hemsidan. Varje arrangör ansvarar själv för att informationen är korrekt och tydlig.
Hur fungerar in- och utflyttning?
Som utställare väljer man att ställa ut under en eller båda våra perioder:
- Period 1: onsdag 31 maj – torsdag 1 juni
- Period 2: fredag 2 juni – lördag 3 juni
Inflyttningstider – MED FORDON
- Period 1: tisdag 30 maj 14:00 – 18:00
- Period 2: fredag 2 juni 08:00 – 11:00
Inflyttning och avlastning från fordon kommer endast vara tillåtet ovan tider. Övriga tider är grinden stängd och inga transporter med fordon tillåts i området på grund av säkerhetsskäl. Vi ber er respektera denna tidsangivelse för att säkerställa säkerheten på området.
Inflyttningstider – UTAN FORDON
Period 1:
tisdag 30 maj 14:00 – 18:00
onsdag 31 maj 10:00 – 13:00
torsdag 1 juni 10:00 – 13:00
Period 2:
fredag 2 juni 08:00 – 13:00
lördag 3 juni 10:00 – 13:00
Ovan tider kan utställare till fots komma in på området för att möblera sina tält. Allt bärbart gods såsom små möbler, stolar, lådor med utställningsmaterial m.m. ska vara på plats i god tid innan start. Vi rekommenderar utställare att komma tidigt under inflyttningstiden för att rigga upp och bekanta sig med området.
Utflyttningstider – MED FORDON
- Period 1: torsdag 1 juni 21:00 – 23:00
- Period 2: lördag 3 juni 21:00 – 23:00
Utflyttningstider – UTAN FORDON
- Period 1: torsdag 1 juni 20:30 – 23:00
- Period 2: lördag 3 juni 20:30 – 23:00
Utflyttning och lastning av fordon i området kommer endast vara tillåtet torsdag 1 juni kl. 21:00 – 23:00 och lördag 3 juni kl. 21:00 – 23:00, efter att eventet avslutats för dagen. Inga transporter med fordon i området tillåts innan kl. 21:00. Under utflyttning på er sista dag ber vi er tömma era tält innan lämnar området.
Mer information finns i dokumentet Riktlinjer för arrangörer
Ladda ner dokumentet här